დაწესებულებებისათვის მნიშვნელოვანია თავიანთი საქმიანობის პროცესში შექმნილი დოკუმენტების ხელმისაწვდომობა და უსაფრთხოება. სწორედ ამიტომ, დოკუმენტების სამეცნიერო-ტექნიკურ დამუშავებასთან ერთად, მათი შემდგომი მასიური ციფრალიზება ორგანიზაციებს საშუალებას მისცემს:
- ექსპერტიზის შედეგად დახარისხდეს და დამუშავდეს საუწყებო არქივი
- რესტავრაციისა და დეზინფექციის საშულებით უზრუნველყოფილ იქნას ფიზიკური დოკუმენტების ხანგრძლივვადიანი არქივაცია
- განხორციელდეს სწრაფი და ხარისხიანი დიგიტალიზაცია, რაც საშუალებას მისცემთ არ იმუშაონ ფიზიკურ დოკუმენტებთან, რათა არ დაზიანდეს და განადგურდეს დროთა განმავლობაში.
- ყოველ ცალკეულ დოკუმენტს გაუკეთდეს სრულყოფილი ანოტირება საერთაშორისო სტანდარტების და უწყების მოთხოვნების მიხედვით, რათა მარტივად მოსაძებნი და აუტენტიფიცირებადი გახდეს თითოეული მათგანი
- შეიქმნას სკანირებულ დოკუმენტებთან სამუშაო ელექტრონული პროგრამა, რითაც გამარტივდება დოკუმენტების მოძიება და უსაფრთხო წვდომა.
- მთლიანად ან ნაწილობრივ გადავიდეს საუწყებო არქივში დაცული ფიზიკური დოკუმენტები ეროვნულ არქივში დეპოზიტურ შენახვაზე, რითაც დაიზოგება ფართის და ადამიანური რესურსების ხარჯები.
- ციფრული დოკუმენტები შენახულ იქნას ეროვნული არქივის სასერვერო ინფრასტრუქტურაზე მათი უსაფრთხოების და დანახარჯების მნიშვნელოვნად შემცირების მიზნით.
დიგიტალიზაცია მოიცავს შემდეგ ეტაპებს:
 |
დოკუმენტების ინვენტარიზაცია დოკუმენტების ინვენტარიზაციისას ხდება დოკუმენტების ნუსხის განსაზღვრა, ფორმატის და მდგომარეობის დადგენა და მარკირება |
 |
ციფრული ასლების წარმოების სტანდარტიზაცია ორგანიზაციისათვის მისაღები (აგრეთვე კანონით დადგენილ ტიპობრივ ნუსხაში ეროვნული არქივის მიერ დადგენილი) ელექტრონული ფაილების ტექნიკური პარამეტრების, დიგიტალიზაციის პროცესის ორგანიზაციული სტრუქტურის, სერვერული ინფრასტრუქტურის, დაშვების, უსაფრთხოების და სხვა პოლიტიკების შეთანხმება და სტანდარტიზაცია |
 |
სკანირება ციფრული ასლების წარმოება დაგენილი პოლიტიკით |
 |
ანოტირება ანოტაციების ელექტრონული ბაზის შექმნა |
 |
ელექტრონული კატალოგიზაცია სკანირებულ დოკუმენტებთან მიღწევადობის სისტემის უზრუნველყოფა |